PROTECTION DES DONNÉES

En tant que responsable de traitement, la société Biocodex, dont le siège social est établi en France au 22 Rue des Aqueducs à Gentilly (94250) (« Biocodex ») ou ses sociétés affiliées, s'engage à respecter les dispositions réglementaires applicables en matière de protection des données à caractère personnel, en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 – Règlement Général sur la Protection des Données (le « RGPD »), sur les traitements qu'elle met en œuvre sur le Centre de Notification Biocodex (le « Site »).

A - Politique de protection des données

L'utilisateur du Site (la « personne concernée ») peut être amené à fournir des données le concernant, puisque le Site a pour finalité de lui permettre de poser une question d'information médicale, de notifier un effet indésirable ou une réclamation relative à la qualité des produits commercialisés par Biocodex ou ses sociétés affiliées.

Chaque traitement effectué sur le Site limite la collecte de données à caractère personnel au strict nécessaire et est accompagné d'informations détaillant notamment :

• La finalité du traitement (les finalités) auxquelles les données personnelles collectées sont destinées;
• La base juridique du traitement ;
• La source des données (si elle n'est pas fournie par la personne concernée) ;
• Le caractère obligatoire ou facultatif de la collecte des données ;
• Les catégories de personnes concernées ;
• Les destinataires des données ;
• La durée de conservation des données ;
• L'existence éventuelle de transferts de données en dehors de l'Union européenne ;
• Les droits de l'individu à l'égard de ses données et la manière de les exercer.

Biocodex et ses sociétés affiliées prennent toutes les précautions nécessaires pour préserver la sécurité des données à caractère personnel des personnes concernées et visent notamment à empêcher qu'elles ne soient déformées ou endommagées, ou qu'elles ne soient accessibles à des tiers non autorisés.

Conformément au RGPD, la personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, de limitation, d'opposition, aux données la concernant, qu'elle peut exercer, dans les conditions prévues par le RGPD, auprès du délégué à la protection des données (DPO) de Biocodex à dpo[at]biocodex.com (remplacer "[at]" par "@") ; elle a également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en

Une preuve d'identité peut être demandée à la personne concernée si les informations fournies dans sa demande ne permettent pas de l'identifier avec certitude.

Dans la mesure où le traitement est fondé sur le respect d'une obligation légale, la personne concernée ne peut s'y opposer.

Gestion du site web

La finalité de ce traitement de données à caractère personnel est la gestion du Site. Il permet à Biocodex :

• Gestion des contenus et des services en ligne ;
• Administration technique et gestion de la sécurité ;
• Réalisation de statistiques anonymes sur l'utilisation du Site.

En référence à l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Biocodex (faciliter et simplifier les procédures de notification relatives aux produits qu'elle commercialise).

Les catégories de données traitées sont les suivantes :

• Données relatives à la navigation sur le Site (par exemple, horodatages, adresses IP des utilisateurs, données techniques relatives à l'équipement et au navigateur utilisés par les utilisateurs, géolocalisation, cookies, etc.) ;
• Données relatives à la gestion des services en ligne ;
• Données relatives à la gestion des services techniques (ex : horodatage et finalité des demandes, suivi, données de suivi, statistiques) ;
• Statistiques anonymes relatives à l'utilisation du Site.

Dans la limite de leurs responsabilités respectives et pour ce qui les concerne, sont destinataires de tout ou partie des données :

• Le personnel de Biocodex en charge de :
  • La gestion du Site et des services en ligne (Affaires Pharmaceutiques) ;
  • L\’administration technique et la sécurité du Site (Informatique) ;
• Le personnel des prestataires concernés.

Conservation des données :

• Les modalités de conservation des données relatives aux services en ligne sont détaillées dans chacun des traitements ultérieurs de données correspondant à ces services ;
• Les données relatives aux échanges avec les prestataires sont conservées pendant 5 ans à la fin de la relation contractuelle ;
• Sauf obligations légales ou risques particulièrement importants, les données de connexion (logs) sont conservées pendant une durée maximale de 6 mois ;
• Les données nécessaires à la production de statistiques relatives à l'utilisation du Site sont conservées dans un format ne permettant pas l'identification des personnes par leur adresse IP, et comprennent un identifiant (relatif au cookie) conservé pendant une durée maximale de 13 mois (sauf opposition de la personne concernée).

Les données collectées lors de la navigation, non nécessaires au fonctionnement du Site (telles que certains types de cookies), sont facultatives. Sauf indication contraire, les autres données collectées sont obligatoires.

En fonction du type de la demande, les données peuvent être traitées ultérieurement dans le cadre des traitements suivants :

• L’information médicale ;
• Les vigilances sanitaires ;
• Les réclamations relatives à la qualité des produits.

Information médicale

La finalité de ce traitement de données à caractère personnel est de gérer les demandes d'information médicale. Il permet à Biocodex et à ses sociétés affiliées d'assurer la traçabilité des réponses aux demandes d'informations de nature médicale ou pharmaceutique relatives aux produits qu'elle commercialise.

En référence à l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD, le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale à laquelle Biocodex et ses sociétés affiliées sont soumises.

Les catégories de données traitées sont les suivantes :

• Données relatives à l’identité et aux coordonnées du demandeur (nom, prénom, adresse postale, adresse de courriel, numéros de téléphone/fax) ;
• Les informations relatives au produit concerné, à la demande et à son traitement, ainsi que toute information complémentaire utile au traitement de la demande.

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour ce qui les concerne, sont destinataires de tout ou partie des données :

• Le personnel de Biocodex et/ou de ses sociétés affiliées en charge de l’information médicale, des vigilances sanitaires ou des réclamations relatives à la qualité des produits (Affaires pharmaceutiques) ;
• Le cas échéant, le fabricant légal des produits commercialisés par Biocodex et ses sociétés affiliées ;
• Le cas échéant, le personnel des prestataires concernés.

Les données sont conservées jusqu’à 10 ans après le retrait du produit concerné du marché.

Les coordonnées du demandeur, le nom du produit concerné, la qualité du demandeur et le motif de la demande doivent être recueillis. L’absence de coordonnées ne permet pas de traiter la demande.

Le traitement peut donner lieu à un autre traitement lié aux vigilances sanitaires ou aux réclamations relatives à la qualité des produits.

Vigilances sanitaires

La finalité de ce traitement de données à caractère personnel est la gestion des vigilances sanitaires (pharmacovigilance, matériovigilance, nutrivigilance, cosmétovigilance, etc.). Il permet à Biocodex et à ses sociétés affiliées d’assurer :

• La collecte, l’enregistrement, l’analyse, le suivi, la documentation, la transmission et le stockage des données relatives à tous les événements indésirables de santé ;
• La gestion des contacts avec la personne qui a signalé l’événement indésirable de santé ou le professionnel de santé à qui l’on peut demander des détails sur l’événement indésirable de santé signalé.

En référence à l’article 6(1)(c) du RGPD, le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale à laquelle Biocodex ou ses sociétés affiliées sont soumises.

Les catégories de données traitées sont, concernant la personne exposée :

• Numéro d’identification (code alphanumérique) ;
• Données personnelles (âge, année/date de naissance, sexe, poids, taille, etc.) ;
• Données de santé (traitements administrés, nature des effets indésirables, antécédents personnels ou familiaux, etc.) ;
• Données relatives au produit concerné par l’événement indésirable ;
• Le cas échéant : vie professionnelle, consommation de tabac/alcool/drogue, mode de vie et comportement, origine ethnique ;

Les catégories de données traitées sont, concernant le notifiant ou le professionnel de santé concerné :

• Identité (nom, prénom), coordonnées (postales, téléphoniques et électroniques) ;
• Le cas échéant : spécialité du professionnel de santé.

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour ce qui les concerne, sont destinataires de tout ou partie des données :

• Le personnel de Biocodex et/ou de ses sociétés affiliées en charge de l’information médicale, des vigilances sanitaires ou des réclamations relatives à la qualité des produits (Affaires pharmaceutiques) ;
• Les sous-traitants travaillant pour le compte et sous la responsabilité de Biocodex et/ou de ses sociétés affiliées ;
• Des tiers dont le produit pourrait être impliqué ;
• Des fabricants légaux des produits commercialisés par Biocodex ou ses sociétés affiliées ;
• Les professionnels de santé concernés ;
• Les organismes publics nationaux (agences régionales de santé, agences sanitaires, etc.) ou étrangers chargés de la vigilance ;
• Autorités ou agences de santé étrangères et autorités ou agences de santé internationales (Agence européenne des médicaments, etc.).

Les données peuvent être transférées en dehors de l’Union européenne, si cela est strictement nécessaire à la mise en œuvre du dispositif de vigilance et dans le respect des dispositions de l’article 6 du cadre de référence relatif aux destinataires des données :

• Données d’identification indirecte des personnes exposées ;
• Données d’identification indirecte des notificateurs.

Les données sont conservées dans la base de données active pendant la durée de l’utilisation actuelle des données. Elles font ensuite l’objet d’un archivage intermédiaire pendant la durée légale ou réglementaire applicable à chaque veille sanitaire, ou à défaut, jusqu’à 10 ans à compter de la date de retrait du marché du produit concerné. À l’issue de ces périodes, les données sont supprimées ou archivées sous une forme anonymisée.

Concernant la personne exposée, les informations d’identification, les données de santé et les données relatives au produit concerné par l’événement indésirable sont nécessaires au traitement. Les données relatives à la vie professionnelle, à la consommation de tabac/alcool/drogue, au mode de vie et aux comportements, à l’origine ethnique ne sont traitées que si elles sont strictement nécessaires à l’évaluation de l’événement indésirable.

Concernant le notificateur ou le professionnel de santé interrogé, les données relatives à l’identité et aux coordonnées de la personne concernée sont obligatoires afin de documenter le dossier.

Réclamations relatives à la qualité des produits

La finalité de ce traitement de données à caractère personnel est d’effectuer les actions nécessaires par suite du signalement d’un défaut de qualité observé sur un produit de santé après sa mise sur le marché. Il permet à Biocodex de :

• Traiter la réclamation :
  • Consigner la réclamation dans le dossier de plainte qualité ;
  • Créer un dossier de réclamation pour le contrôle de la qualité ;
  • Organiser le rappel du produit concerné ;
  • Effectuer les investigations nécessaires ;
  • Répondre au plaignant ;
• Réaliser des statistiques sur l’amélioration des produits.

En référence à l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD, le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale à laquelle Biocodex est soumise et dans le respect des bonnes pratiques pharmaceutiques et de fabrication (BPF).

Les catégories de données traitées sont les suivantes :

• Nom de l’organisme (le cas échéant) ;
• Nom complet du plaignant (ou de la personne-ressource au sein de l’organisation) ;
• Adresse postale de l’organisation ou du plaignant ;
• Adresse électronique et/ou numéro de téléphone de l’organisation ou du plaignant.

Dans la limite de leurs responsabilités respectives et pour ce qui les concerne, sont destinataires de tout ou partie des données :

• Le personnel des Affaires pharmaceutiques et de la Qualité, habilitées à traiter les réclamations relatives à la qualité ;
• Le pharmacien responsable ou son représentant ;
• Les membres de la direction ;
• Le personnel des départements connexes (Expédition, Ventes, Marketing, International, etc.) ;
• Les fabricants légaux des produits commercialisés par Biocodex ou ses sociétés affiliées ;
• Les autorités de santé.

Les données sont conservées dans une base de données active pendant la durée de l’utilisation actuelle des données. Elles font ensuite l’objet d’un archivage intermédiaire jusqu’à 10 ans après le traitement de la réclamation qualité. A l’issue de cette période, les données sont détruites à l’exception de la base de données : elles sont archivées sous forme anonymisée.

Les données à caractère personnel collectées sont nécessaires au traitement des réclamations.

B - À propos des cookies

Biocodex utilise différents « cookies » informatiques sur le Site pour mesurer l’audience et intégrer des services permettant d’améliorer l’interactivité du Site.

Qu’est-ce qu’un « cookie » informatique ?

Un « cookie » informatique est un fichier texte susceptible d’être déposé sur le terminal d’un utilisateur lors de la navigation sur un site internet. Les cookies sont un outil important qui permet aux organisations d’avoir une vue d’ensemble de l’activité en ligne de leurs utilisateurs.

Fonctionnement : généralement de petite taille et identifié par un nom, il est transmis au navigateur de l’utilisateur par le site web visité. Le navigateur les stocke pendant un certain temps et les renvoie au site Web chaque fois qu’il est reconnecté. En principe, les cookies peuvent être facilement consultés et supprimés.

En soi, les cookies sont inoffensifs, car ils ne contiennent aucun code exécutable. Ils remplissent des fonctions importantes pour les sites web : ils peuvent être utilisés pour mémoriser l’identifiant d’un compte client, les préférences de navigation, permettre le suivi de la navigation à des fins statistiques ou publicitaires, etc.

Cependant, les cookies peuvent stocker suffisamment de données pour identifier un utilisateur sans son consentement et, dans certains cas, peuvent être utilisés pour créer des profils d’individus. C’est pourquoi il est essentiel que la gestion des cookies soit contrôlée dans le cadre de la protection des données.

Quels sont les différents types de cookies ?

En général, les cookies peuvent être classés de trois manières différentes : par origine, par durée de vie et par finalité.

Origine

Cookies internes (First-party cookies) - Ces cookies sont placés sur le terminal du visiteur directement par le site Web visité.

Cookies tiers ou cookies « tierce-partie » (Third-party cookies) - Ces cookies sont placés sur le terminal du visiteur par une organisation tierce, telle qu’un annonceur.

Durée de vie

Cookies de session - Ces cookies sont temporaires et expirent à la fermeture du navigateur ou à la fin de la visite (session).

Cookies persistants - Cette catégorie comprend tous les cookies qui restent sur le terminal du visiteur jusqu’à ce qu’ils soient supprimés. Ils peuvent être supprimés manuellement ou automatiquement (en fonction de la date d’expiration du cookie, ou à la fermeture du navigateur s’il est configuré ainsi).

Finalité

Cookies strictement nécessaires - Ces cookies aident à rendre un site web utilisable en activant des fonctions de base telles que la navigation sur les pages, l’accès aux zones sécurisées du site ou le stockage d’articles dans un panier d’achat en ligne. Le site web ne peut pas fonctionner correctement sans ces cookies.

Cookies de préférence (cookies de fonctionnalité) - Ces cookies permettent à un site web de conserver des informations qui modifient le comportement ou l’affichage du site, telles que la langue préférée du visiteur ou la région dans laquelle il se trouve.

Cookies statistiques (cookies de performance) - Ces cookies aident le propriétaire du site web, par la collecte et la communication d’informations, à comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site, par exemple quelles pages sont visitées et quels liens sont utilisés. L’objectif est d’améliorer ultérieurement le site web. Bien qu’ils soient destinés à être utilisés par le propriétaire du site web, ces cookies peuvent provenir d’organisations tierces qui peuvent suivre le visiteur à des fins de marketing.

Cookies de marketing - Ces cookies suivent l’activité en ligne de l’utilisateur pour aider, par exemple, les annonceurs à diffuser des publicités plus pertinentes. Ces cookies peuvent partager ces informations avec d’autres organisations ou annonceurs. Ces cookies sont persistants et proviennent presque toujours de tiers.

Comment puis-je contrôler le placement de cookies ?

D’une manière générale, les utilisateurs du site web peuvent empêcher le dépôt de cookies sur leur terminal, ou supprimer ceux existants, en configurant leur navigateur web en conséquence. Pour obtenir des instructions sur la façon de gérer les cookies, veuillez-vous référer à la section d’aide de votre navigateur.

➤ Veuillez noter, toutefois, que le blocage du dépôt de cookies dans votre navigateur web peut entraîner des dysfonctionnements sur le Site, ainsi que sur d’autres sites web.

Quels types de cookies sont utilisés sur le Site ?

Les cookies internes détaillés ci-dessous sont strictement nécessaires au bon fonctionnement du Site :

Le Site n’utilise pas de cookies soumis au consentement de l’utilisateur (en particulier ceux issus de services proposés par des tiers).

Version mise à jour : 3 avril 2025
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